En ”slimmad” stat

04/02/2014 — Lämna en kommentar
Martin Mickelsson

Martin Mickelsson, administratör, Uppsala universitet

Som statsanställd är frågor om effektivisering och rationalisering av den administrativa verksamheten ett återkommande tema och dessutom något som kommer att bli alltmer påtagligt för statsanställda i framtiden. I detta sammanhang drog ett projekt om administrativa flöden vid Uppsala universitet nyligen till sig en del uppmärksamhet. Projektets syfte är att visa på att universitetets administration inom framförallt ekonomi och personal sköts med både kvalitet och effektivitet.

Den fråga jag och mina kollegor ställde oss var, för vem skulle detta visas? Svaret låg hos en tämligen ny och hittills okänd myndighet, Statens Servicecenter. På deras hemsida informeras du om att Statens Servicecenter med huvudsäte i Gävle startade sin verksamhet den 1 juni 2012 och med sina 250 anställda sköter centret idag administrationen åt ca 100 myndigheter däribland Skatteverket och Försäkringskassan. Som mål för verksamheten anges ”… att statliga myndigheter ska kunna sänka sina kostnader och trygga sin kompetensförsörjning i tider av pensionsavgångar och ökande krav på effektivitet och kvalitet.” Ambitionen är utöver att spara pengar genom stordriftsfördelar även att öka kvalitet i statlig verksamhet. Myndigheterna är inte tvungna att ansluta sig, men om de inte gör det måste de visa, som universitetet försöker göra genom sitt projekt, att de har hittat andra lösningar för att sköta sin administration minst lika effektivt.

För både nuvarande och framförallt blivande statsanställda pekar detta på en viktig trend som inte är ny men som nu alltmer når statlig sektor och som innebär betydliga förändringar i arbetet på de statliga myndigheterna. Denna trend tar sin början på andra sidan världen för mer än 40 år sen, i Toyotas fabriker där den japanska bilproducenten införde en ny företagsfilosofi angående sin relation till sina produkter såväl som till sina medarbetare. Målet var att identifiera och åtgärda effektivitetsbrister i produktionen och för detta engagerades alla, från de högsta cheferna till montörerna på fabriksgolvet. Tanken var att alla står sitt eget arbete närmast och därför bäst kan se vad som kan förbättras i sitt arbete. När det visade sig vilka framgångar denna filosofi förde med sig tog några amerikanska akademiker på sig uppgiften att omformulera arbetsmetoden till en generell teori som kunde exporteras till andra industrier och verksamhetsområden. Resultatet kom att kallas Lean Production. I takt med teorins spridning nådde den till slut även offentlig verksamhet vilket ledde till en form av Lean Production anpassad för offentlig sektor, ofta kallad New Public Management, vars huvudsakliga koncept är att den ska hjälpa myndigheter att effektivisera arbetet med bibehållen kvalitet genom att utnyttja idéer från den privata marknaden.

Styrkan i de japanska bilproducenternas filosofi var att medarbetarna som stod nära verksamheten bäst kunde identifiera effektivitetsbrister och därigenom se vad som kunde ”slimmas”. Det handlade då om ett bottom-up perspektiv där rationaliseringarna byggde på förslag och initiativ från medarbetarna. De konkreta förändringarna drevs alltså inifrån verksamheten. Problemet med utvecklingen med Statens servicecenter är att den antar top-down rationaliseringar som drivs av aktörer utifrån de verksamheterna som ska ”slimmas”. Istället för att som i fallet med Servicecentret försöka effektivisera genom att flytta administrationen bort från den verksamhet som den är en del av borde vi arbeta för att ta till oss andan i teorins verksamhetsnära ursprung och ge medarbetarna förtroendet att utveckla verksamheten. Något som även skulle vara en källa till yrkesstolthet för oss statsanställda.

Inga kommentarer

Be the first to start the conversation!

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut / Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut / Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut / Ändra )

Google+ photo

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut / Ändra )

Ansluter till %s