Archives For Martin Mickelsson

Martin Mickelsson

Martin Mickelsson, administratör, Uppsala universitet

Som statsanställd är frågor om effektivisering och rationalisering av den administrativa verksamheten ett återkommande tema och dessutom något som kommer att bli alltmer påtagligt för statsanställda i framtiden. I detta sammanhang drog ett projekt om administrativa flöden vid Uppsala universitet nyligen till sig en del uppmärksamhet. Projektets syfte är att visa på att universitetets administration inom framförallt ekonomi och personal sköts med både kvalitet och effektivitet.

Den fråga jag och mina kollegor ställde oss var, för vem skulle detta visas? Svaret låg hos en tämligen ny och hittills okänd myndighet, Statens Servicecenter. På deras hemsida informeras du om att Statens Servicecenter med huvudsäte i Gävle startade sin verksamhet den 1 juni 2012 och med sina 250 anställda sköter centret idag administrationen åt ca 100 myndigheter däribland Skatteverket och Försäkringskassan. Som mål för verksamheten anges ”… att statliga myndigheter ska kunna sänka sina kostnader och trygga sin kompetensförsörjning i tider av pensionsavgångar och ökande krav på effektivitet och kvalitet.” Ambitionen är utöver att spara pengar genom stordriftsfördelar även att öka kvalitet i statlig verksamhet. Myndigheterna är inte tvungna att ansluta sig, men om de inte gör det måste de visa, som universitetet försöker göra genom sitt projekt, att de har hittat andra lösningar för att sköta sin administration minst lika effektivt.

För både nuvarande och framförallt blivande statsanställda pekar detta på en viktig trend som inte är ny men som nu alltmer når statlig sektor och som innebär betydliga förändringar i arbetet på de statliga myndigheterna. Denna trend tar sin början på andra sidan världen för mer än 40 år sen, i Toyotas fabriker där den japanska bilproducenten införde en ny företagsfilosofi angående sin relation till sina produkter såväl som till sina medarbetare. Målet var att identifiera och åtgärda effektivitetsbrister i produktionen och för detta engagerades alla, från de högsta cheferna till montörerna på fabriksgolvet. Tanken var att alla står sitt eget arbete närmast och därför bäst kan se vad som kan förbättras i sitt arbete. När det visade sig vilka framgångar denna filosofi förde med sig tog några amerikanska akademiker på sig uppgiften att omformulera arbetsmetoden till en generell teori som kunde exporteras till andra industrier och verksamhetsområden. Resultatet kom att kallas Lean Production. I takt med teorins spridning nådde den till slut även offentlig verksamhet vilket ledde till en form av Lean Production anpassad för offentlig sektor, ofta kallad New Public Management, vars huvudsakliga koncept är att den ska hjälpa myndigheter att effektivisera arbetet med bibehållen kvalitet genom att utnyttja idéer från den privata marknaden.

Styrkan i de japanska bilproducenternas filosofi var att medarbetarna som stod nära verksamheten bäst kunde identifiera effektivitetsbrister och därigenom se vad som kunde ”slimmas”. Det handlade då om ett bottom-up perspektiv där rationaliseringarna byggde på förslag och initiativ från medarbetarna. De konkreta förändringarna drevs alltså inifrån verksamheten. Problemet med utvecklingen med Statens servicecenter är att den antar top-down rationaliseringar som drivs av aktörer utifrån de verksamheterna som ska ”slimmas”. Istället för att som i fallet med Servicecentret försöka effektivisera genom att flytta administrationen bort från den verksamhet som den är en del av borde vi arbeta för att ta till oss andan i teorins verksamhetsnära ursprung och ge medarbetarna förtroendet att utveckla verksamheten. Något som även skulle vara en källa till yrkesstolthet för oss statsanställda.

Martin Mickelsson

Martin Mickelsson, administratör, Uppsala universitet

Innan jag går på sommarsemester får jag ett rekryteringsärende att ta itu med. Ett lika hövligt som oroligt mail dyker upp där en sökande hade varit i kontakt med universitetet om en utlyst tjänst och trodde sig skickat in den för registrering men inte fått någon bekräftelse på detta. Nu var frågan vad jag kunde göra för att lösa problemet. Den formella ansökningstiden hade gått ut ett par dagar tidigare utan att ansökan registrerats i universitetets datorsystem, vilket borde betyda att det inte finns mycket att göra. Men den sökande hade enligt mailet varit i kontakt med flera anställda på berörd institution för att förhöra sig om hen hade behörighet att söka tjänsten och uppmanats av dessa att göra det.

Detta är ett bra exempel på hur jag med jämna mellanrum befinner mig i gränslandet mellan två principer som ibland hamnar i konflikt. Å ena sidan regleras universitetets myndighetsutövning av en rad lagar och regler, vilka skapar ramarna för mitt dagliga arbete. Bland annat inkluderar dessa offentlighetsprincipen liksom kravet att frågor och ärenden från allmänheten bör besvaras så fort som möjligt. Trots att stor möda lagts på utformandet av dessa lagar och regler är de av nödvändighet alltid mer eller mindre generella och det är här där den andra principen kommer in. Bakom varje fråga och ärende finns en människa med en egen historia. Det generella regelverket kan aldrig ge tydlig vägledning i alla unika situationer som dyker upp varför en till synes enkel och klar regel kan i det individuella fallet tolkas på olika sätt.

Ytterst blir det en fråga om avvägning där jag i vissa situationer i mitt arbete behöver vara flexibel, inom rättssäkerhetens ramar, när jag jobbar för och med medborgarna. Lagar och regler måste ställas mot verkligheten då de utformats för att göra universitetets interaktion med medborgarna så rättssäker och effektiv som möjlig.

För att återkomma till mailet, efter att jag varit i kontakt med de personer som den sökande hänvisat till och fått bekräftat att hens uppgifter stämde och överlagt med övriga inblandade i rekryteringsärendet kunde jag till den sökandes glädje meddela att vi skulle ta med ansökan i den fortsatta rekryteringsprocessen.

Martin Mickelsson, administratör, Uppsala universitet

Martin Mickelsson, administratör, Uppsala universitet

Att bli något, det där med att ha ett tydligt mål och användning av min (något spretiga) utbildning, det funderade jag inte så mycket på som student. Som de flesta av mina vänner läste jag av intresse men utöver tanken att kanske någon gång doktorera var framtiden och livet efter studierna diffus, något jag tror gällde de flesta av oss.

Det var också sällan som det där med arbetslivsanknytning dök upp i samtal under seminarier på universitetet. Men ett undantag var vår seminarieledare på Historia C som drog fram frågan om användbarheten av utbildningen i verkligheten utanför universitetets väggar: ”När ni söker jobb säg inte att ni är historiker, säg att ni är experter på hantering av stora informationsmaterial och källkritisk analys av textmaterial”. Hans poäng var att vi inte skulle tänka på vår utbildning i termer av specifika faktakunskaper, vilka ofta blir förlegade innan examen är i hamn, utan i termer av färdigheter.

Det handlar om att se utbildningen som en verktygslåda för att tackla olika utmaningar och uppgifter i ett framtida arbetsliv. Det jag aldrig förväntat mig som student var de många olika frågeställningar jag dagligen ställs inför på min arbetsplats.

Att jobba har för mig oftast varit att ställas inför problem där det ytterst sällan finns en utstakad väg eller metod och inte heller något facit att jämföra resultatet med. Det du är anställd för är att utföra är ofta definierat i tjänsteplaner och dylikt, men utöver detta uppstår problem som måste lösas. För att tackla dessa räcker det sällan endast med att ha nödvändiga kunskaper och färdigheter utan också en förmåga att kunna hitta synergierna mellan de olika färdigheterna som behövs för att lösa problemen.

Om du hade frågat mig för fyra år sig vad jag skulle göra i framtiden är det inte troligt att du fått ett tydligt svar. För många av oss är det svårt att förutse med vad och var man kommer att arbeta och vilka olika arbetsuppgifter man kommer att få utföra.

Ytterst handlar det om en förmåga till flexibilitet; eftersom arbetsmarknaden är oförutsägbar är färdigheter som inte låser dig till ett visst kunskapsområde en värdefull tillgång att ha med dig på din väg in i arbetslivet.